Scan and Process Suite

„DOCUMENT PROCESS AUTOMATION“

  • Scannen und Digitalisieren
  • Digitale abgebildete Prozesse und Workflows
  • Intelligente Dokumentensuche

Scan and Process ist eine Suite für die digitale Verarbeitung von dokumentenbasierten Informationen, zum Beispiel gescannte Papierdokumente, Emails oder Formulare.

Von der Digitalisierung von analogen Informationen, über die Prozesssteuerung und den Lauf der Dokumente durch das Unternehmen, bis zur Ablage und Suche der Dokumente und Informationen.

Im Bereich der Digitalisierung gibt es enorme Fortschritte. Die Nachfrage mittelständischer Unternehmen nach innovativen und bezahlbaren Lösungen ist groß. Vor allem um Unternehmenskosten im Umgang mit Dokumenten einzusparen und um wichtige Informationen gezielt an Geschäftsprozesse zu übermitteln, bedarf es heute effektiver Werkzeuge.

So steht bei Scan and Process die einfache Bedienung, die Unabhängigkeit vom eingesetzten Scanner oder dem eingesetzten Multifunktionssystem sowie ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis im Vordergrund. Der Mittelstand hat spezifische Anforderungen an eine Softwarelösung. Gescannt wird heute häufig über zentrale Multifunktionssystem oder lokal am PC angeschlossene Einzugsscanner. Gescannte Dokumente müssen in durchsuchbare PDF Dateien umgewandelt werden. Durch eine Übergabe der Dokumente an ein revisionssicheres Archiv, zum Beispiel Datev Online, kann auf die Papierablage verzichtet werden. Die optimale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater, den internen Abteilungen oder den Partnerunternehmen ermöglicht effizientere Geschäftsabläufe und die Transformation in eine digitalisierte Informationsverarbeitung.


ScanServer

 

Der Scanserver:

 

Die Verarbeitung von Papierdokumenten kostet Ihr Unternehmen viel Zeit und damit Geld. Die Digitalisierung dieser Papierdokumente ist normalierweise komplex und arbeitsaufwendig. Nicht so mit unserem Scanserver.

 

Wir helfen Ihnen direkt in Geschäftsprozesse zu scannen, die richtigen Informationen aus den Dokumenten zu ziehen und die Dokumente zielgerichtet abzulegen. Übergeben Sie Dokumente aus diversen Quellen einfach an Scan and Process.

 

Scannen von Papierdokumenten mit einem beliebigen Scanner

Automatischer Import aus Ordnern im Netzwerk. Speichern Sie einfach Dateien in überwachten Ordnern, der Prozess startet.

Überwachen Sie Emailpostfächer und verarbeiten Sie eingehende Emails samt Anlagen.

Fotografieren Sie Belege und verarbeiten Sie diese in Ihren Geschäftsprozessen.

 

Nach vordefinierten Prozessen werden die Ergebnisdateien an Netzwerkordner oder Ihre Geschäftsanwendungen übergeben. Es werden durchsuchbare PDF oder PDF/A Dateien erzeugt. Die im Standard integrierte Texterkennung (OCR) zählt zu den besten und schnellsten am Markt.

 

Scan and Process erhöht die Bedienerfreundlichkeit beim Scannen und

Digitalisieren und schützt vor Fehlern bei der manuellen Speicherung.

ProcessClient

 

Der Prozessclient:

 

Dokument erkennen, Daten auslesen, Freigabeprozesse starten.

 

Täglich erreichen Sie unzählige Dokumente in Form von beispielsweise Rechnungen, Formularen und Lieferscheinen. Die manuellen Arbeitsschritte wie das Vorsortieren von Papierstapeln oder die Dateneingabe per Hand sind in der Regel sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Scan and Process ist ein leistungsstarkes Werkzeug für eine automatisierte und präzise Datenerfassung sowie Dokumentenverarbeitung.

 

Anwendungsbeispiele:

RECHNUNGSVERARBEITUNG

 

Die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen optimiert einen wichtigen Unternehmensprozess und bietet viel Potential für Kosten- und Zeitreduktion. Eingangsrechnungen werden automatisiert dem entsprechenden Kreditor zugeordnet, die relevanten Rechnungsdaten werden ausgelesen und bei Bedarf zur Prüfung präsentiert. Die so erfassten Dokumente können an Freigabeprozesse übergeben werden und letztendlich an die weiterverarbeitende Geschäftsanwendung. Der Prozessclient sorgt damit für eine erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit in der Rechnungsverarbeitung, weniger fehleranfällige manuelle Verarbeitungsschritte und signifikante Einsparpotentiale bei den Unternehmenskosten.

POSTEINGANGSVERARBEITUNG

 

Optimieren Sie mit unserer Enterprise Capture Plattform Ihre dokumentbasierten Prozesse. Extrahieren Sie Daten aus eingegangenen Dokumenten automatisiert und übergeben Sie diese an nachgelagerte Geschäftsprozesse oder Ablagesysteme. Mit innovativen Funktionen für die Dokumentenerfassung, einer hervorragenden Texterkennung (OCR), intuitiven und effizienten Validierungsmöglichkeiten sowie einer unübertroffenen Dokumentenklassifizierung auf Basis der Intelligent Document Recognition (IDR)-Technologie ist der Prozessclient das optimale Werkzeug für die schnelle und strukturierte Dokumentenverarbeitung in Ihrem Unternehmen.

WORKFLOW

 

Die Anlage von statischen oder dynamischen Arbeitsabfolgen (Workflows) ermöglicht Ihnen die gezielte Übergabe der Dokumente in Ihre Geschäftsprozesse. Die Anlage der Workflows ist einfach und zielorientiert. Durch die Möglichkeit dynamische Workflows definieren zu können, ist diese Funktionalität auch in Kleinstunternehmen nutzbar.

 

SearchClient

 

Der Suchclient:

 

Dokumenten-Management für den Mittelstand

 

Die Suche und das Verwalten von Dokumenten ist oft mit erheblichem Aufwand verbunden und kostet Ihr Unternehmen damit Zeit und letztlich Geld. Um diese Abläufe zu optimieren, unterstützen die leistungsstarken Funktionen von Scan and Process Sie bei der täglichen Arbeit. Unsere Softwarelösung hilft Ihnen Dokumente schneller zu finden, diese zu verarbeiten und effizient zu verwalten.

 

DOKUMENTENSUCHE

 

Der Suchclient ermöglicht die schnelle und einfache Suche von Informationen und Dokumenten im Netzwerk. Nicht nur im Volltext, sondern auch über die Metadaten, Bemerkungen oder den Ordner-/ Dateinamen selbst. Versehen Sie ihre Dokumente mit nützlichen Zusatzinformationen. Weisen Sie zum Beispiel jeder gescannten Rechnung das Wort „Eingangsrechnung“ und den Lieferanten zu. So wird das spätere Finden der Dokumente erheblich vereinfacht. Der Suchclient erkennt sogar Bild-PDFs mittels der optionalen

Convert2PDF Texterkennung. So können Sie auch nach diesen Dokumenten suchen. Die Erkennung funktioniert dabei vollautomatisch, ohne notwendigen Benutzereingriff.

 

BEARBEITUNG

 

Der Suchclient ermöglicht es Ihnen Dokumente einfach und zentral zu bearbeiten. Versenden von Dokumenten, Kopieren eines Dokumentes in die Zwischenablage, Drucken und das Öffnen in der Ursprungsapplikation. Arbeiten Sie im Team und weisen Sie Dokumente samt Arbeitsanweisung Ihren Kollegen zu. So können zum Beispiel gescannte Rechnungen einer Person zur Freigabe zugewiesen und nach erfolgter Freigabe zur Zahlung an die Buchhaltung übergeben werden.

 

VERWALTUNG

 

Zum Dokument hinzugefügte Bemerkungen helfen Ihnen und Ihren Kollegen bei der Bearbeitung und Verarbeitung von Informationen. Dabei werden die Informationen inkl. Autor und Zeitstempel in der Datenbank gespeichert, die Dokumente werden nicht verändert. Haben Sie Dokumente mit einer Wiedervorlage versehen, werden Ihnen diese direkt beim Programmstart angezeigt. So vergessen Sie nie wieder Verträge zu verlängern oder zu kündigen, oder Rechnungen pünktlich zu zahlen.





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